Un PDF accessible commence dans Word, pas après l’export. Utilisez les vrais styles de titres et de listes, ajoutez des alternatives utiles, simplifiez les tableaux, définissez le titre et la langue, puis lancez le Vérificateur d’accessibilité de Word. Exportez ensuite un PDF balisé et contrôlez précisément le fichier destiné à la publication.
Le Vérificateur d’accessibilité PDF confirme cinq signaux de base : présence de balises, titre, langue déclarée, texte extractible et signets. C’est un premier contrôle, pas un outil de réparation ni un certificat de conformité.
Checklist de Word au PDF accessible
- Structurez la source avec les styles intégrés de Word.
- Décrivez les images informatives et marquez la décoration.
- Utilisez des tableaux simples avec une ligne d’en-tête.
- Définissez des liens descriptifs, le titre et la langue.
- Traitez les alertes pertinentes du Vérificateur d’accessibilité.
- Exportez avec les balises de structure, sans passer par Imprimer en PDF.
- Contrôlez le PDF final et effectuez les tests manuels.
1. Structurer avec les styles Word
Appliquez Titre, Titre 1, Titre 2 et Titre 3 selon la hiérarchie. Agrandir ou mettre en gras du texte normal ne crée pas un titre sémantique. Utilisez aussi les fonctions de listes de Word plutôt que des tirets ou numéros saisis à la main. Cette structure peut alimenter les balises et les signets du PDF.
2. Donner une alternative utile aux visuels
Ajoutez un texte alternatif concis aux photos, schémas et graphiques porteurs d’information. Décrivez leur fonction dans le contexte et marquez les éléments purement décoratifs comme tels. Pour un graphique, rendez également sa conclusion ou ses données disponibles dans le texte proche.
3. Garder des tableaux simples
Réservez les tableaux aux données, pas à la mise en page. Identifiez la première ligne comme en-tête et évitez les tableaux imbriqués ainsi que les cellules fusionnées ou fractionnées sans nécessité. Les relations complexes doivent être vérifiées manuellement après l’export.
4. Définir les liens, le titre, la langue et la navigation
- Liens : indiquez la destination au lieu d’écrire « cliquez ici ».
- Titre : définissez un titre de document descriptif. Après l’export, contrôlez les métadonnées de base avec l’Éditeur de métadonnées PDF.
- Langue : définissez la langue principale et balisez les changements lorsque Word le permet.
- Navigation : une hiérarchie logique de titres peut produire des signets dans les documents longs.
5. Lancer le Vérificateur d’accessibilité de Word
Dans les versions de bureau actuelles, choisissez Révision → Vérifier l’accessibilité. Examinez chaque alerte dans son contexte. Microsoft explique pourquoi elle peut être problématique et propose une correction, mais l’automatisation ne juge pas toutes les décisions de sens ou d’ordre de lecture.
Consultez le guide Microsoft sur les documents Word accessibles.
6. Exporter un PDF balisé
Utilisez Enregistrer sous PDF ou Exporter et conservez l’option de balises de structure du document pour l’accessibilité lorsqu’elle est proposée. Les libellés varient selon la plateforme et la version : vérifiez les options PDF.
N’utilisez pas Imprimer en PDF pour le fichier maître accessible. L’impression peut aplatir ou supprimer les balises, liens, signets et structures interactives. Conservez le fichier Word comme source maintenable.
Le guide Adobe sur la création de PDF accessibles recommande également de travailler dans l’application source et rappelle que le balisage automatique peut mal interpréter les mises en page complexes.
7. Contrôler le PDF définitif
- Ouvrez le Vérificateur d’accessibilité PDF.
- Importez l’export final, pas le fichier Word ni un brouillon antérieur.
- Vérifiez les balises, le titre, la langue, le texte et les signets.
- Corrigez de préférence la source, réexportez et contrôlez le nouveau fichier.
- Utilisez aussi le Validateur PDF en cas de problème structurel ou d’analyse.
Ce que PDFCheck peut vérifier — et ses limites
| Signal | Résultat automatique | Vérification manuelle |
|---|---|---|
| Balises | Si le PDF déclare des balises | Si elles sont correctes et complètes |
| Titre | Si les métadonnées de titre existent | Si le titre est pertinent |
| Langue | Si une langue principale est déclarée | Si les changements sont balisés |
| Texte | Si assez de texte est extractible | Si les mots et l’ordre sont exacts |
| Signets | Si des signets existent | Si la navigation est logique |
PDFCheck ne peut pas confirmer l’ordre de lecture, la qualité des textes alternatifs, la sémantique des tableaux ou la conformité. Il ne modifie pas Word et ne répare pas le PDF.
Transformer un échec en correction adaptée
- Pas de balises : appliquez les styles Word et un export balisé.
- Titre ou langue absent : corrigez la source ou les métadonnées, puis contrôlez la copie finale.
- Pas de texte exploitable : exportez depuis une source numérique ou utilisez l’OCR ; consultez le guide des PDF numérisés.
- Pas de signets : créez une hiérarchie de titres et vérifiez noms et destinations.
Terminer par une vérification manuelle
Lisez le PDF dans l’ordre, inspectez l’arbre de balises et les titres, les alternatives, les en-têtes de tableau, les liens et la navigation au clavier. Si le texte manque, l’Extracteur de texte PDF aide au diagnostic ; tout résultat OCR doit être relu.
Appuyez-vous sur les techniques WCAG 2.2 du W3C, les ressources PDF de Section508.gov et le résumé ISO 14289-2:2024. PDF/UA-2 décrit la structure accessible de PDF 2.0, pas le processus de conversion ou de réparation.
Poursuivez avec le guide de contrôle de l’accessibilité PDF et le guide des normes PDF.