Un PDF accesible empieza en Word, no después de exportarlo. Usa estilos reales de título, encabezados y listas; añade alternativas útiles; simplifica las tablas; define el título y el idioma; y ejecuta el Comprobador de accesibilidad de Word. Después exporta un PDF etiquetado y revisa exactamente el archivo que publicarás.
El Comprobador de accesibilidad PDF confirma cinco señales básicas: etiquetas, título, idioma declarado, texto extraíble y marcadores. Es una primera revisión, no repara el archivo ni certifica conformidad.
Lista de Word a PDF accesible
- Estructura el original con los estilos integrados de Word.
- Describe imágenes informativas y marca la decoración.
- Usa tablas sencillas con filas de encabezado.
- Define enlaces descriptivos, título e idioma.
- Resuelve los avisos pertinentes del Comprobador de accesibilidad.
- Exporta con etiquetas de estructura; no aplanes con Imprimir en PDF.
- Comprueba el PDF final y realiza una revisión manual.
1. Crea estructura con estilos de Word
Aplica Título, Encabezado 1, Encabezado 2 y Encabezado 3 según la jerarquía. Agrandar o poner en negrita un texto normal no lo convierte en encabezado semántico. Usa también las listas reales de Word en vez de guiones o números escritos a mano. Esa estructura puede convertirse en etiquetas y marcadores del PDF.
2. Da una alternativa útil a los elementos visuales
Añade texto alternativo breve a fotos, diagramas y gráficos que comuniquen información. Describe su función en contexto y marca como decorativos los elementos puramente ornamentales. Para un gráfico, incluye también la conclusión o los datos cerca del elemento; “imagen” o el nombre del archivo no bastan.
3. Mantén las tablas sencillas
Usa tablas para datos, no para maquetar. Identifica la primera fila como encabezado y evita tablas anidadas o celdas combinadas y divididas innecesarias. Las relaciones complejas entre celdas todavía necesitan revisión manual tras la exportación.
4. Define enlaces, título, idioma y navegación
- Enlaces: explica el destino en vez de escribir “haz clic aquí”.
- Título: establece un título descriptivo. Tras exportar, revisa los datos básicos con el Editor de metadatos PDF.
- Idioma: define el idioma principal y marca los cambios cuando Word lo permita.
- Navegación: una jerarquía lógica de encabezados puede generar marcadores en documentos largos.
5. Ejecuta el Comprobador de accesibilidad de Word
En las versiones de escritorio actuales, abre Revisar → Comprobar accesibilidad. Evalúa cada aviso en su contexto. Microsoft explica por qué puede ser una barrera y propone una corrección, pero ninguna revisión automática interpreta todas las decisiones de significado u orden de lectura.
Consulta la guía oficial de Microsoft para documentos de Word accesibles.
6. Exporta un PDF etiquetado
Usa Guardar como PDF o Exportar y conserva activada la opción de etiquetas de estructura del documento para accesibilidad cuando esté disponible. Los nombres varían según la plataforma y la versión, así que revisa las opciones de PDF.
No uses Imprimir en PDF para el original accesible. La impresión puede eliminar o aplanar etiquetas, enlaces, marcadores y estructura interactiva. Conserva el archivo de Word como fuente mantenible.
La guía de Adobe para crear archivos PDF accesibles también recomienda trabajar en la aplicación de autoría y advierte que el etiquetado automático puede interpretar mal diseños complejos.
7. Comprueba el PDF definitivo
- Abre el Comprobador de accesibilidad PDF.
- Sube la exportación final, no el Word ni un borrador anterior.
- Revisa etiquetas, título, idioma, texto y marcadores.
- Corrige preferentemente la fuente, vuelve a exportar y revisa el archivo nuevo.
- Usa además el Validador PDF si hay problemas estructurales o de análisis.
Qué puede comprobar PDFCheck y qué no
| Señal | Resultado automático | Revisión manual |
|---|---|---|
| Etiquetas | Si el PDF declara etiquetas | Si son correctas y completas |
| Título | Si existen metadatos de título | Si el título es significativo |
| Idioma | Si hay idioma principal | Si se marcan cambios de idioma |
| Texto | Si se puede extraer suficiente texto | Si las palabras y el orden son correctos |
| Marcadores | Si hay marcadores | Si la navegación es lógica |
PDFCheck no puede confirmar el orden de lectura, la calidad del texto alternativo, la semántica de las tablas ni la conformidad. Tampoco modifica Word ni repara el PDF.
Convierte un fallo en la corrección adecuada
- Sin etiquetas: usa estilos semánticos y una exportación etiquetada.
- Sin título o idioma: corrige la fuente o los metadatos y vuelve a comprobar la copia final.
- Sin texto útil: exporta desde una fuente digital o aplica OCR; consulta la guía para PDF escaneados.
- Sin marcadores: crea una jerarquía lógica de encabezados y revisa etiquetas y destinos.
Termina con revisión manual
Lee el PDF en secuencia, revisa el árbol de etiquetas y los encabezados, el texto alternativo, las cabeceras de tabla, los enlaces y la navegación por teclado. Si falta texto, el Extractor de texto PDF ayuda a diagnosticarlo; cualquier OCR debe verificarse.
Apóyate en las técnicas WCAG 2.2 del W3C, los recursos PDF de Section508.gov y el resumen ISO 14289-2:2024. PDF/UA-2 define estructura accesible en PDF 2.0, no el proceso de conversión o reparación.
Amplía el proceso con la guía básica de accesibilidad PDF y la guía de estándares PDF.