En tilgængelig PDF begynder i Word, ikke efter eksporten. Brug rigtige overskrifts- og listetypografier, giv meningsfulde billeder alternativ tekst, hold tabeller enkle, angiv dokumentets titel og sprog, og kør Words Tilgængelighedskontrol. Eksportér derefter en tagget PDF og kontrollér netop den fil, der skal udgives.
Brug PDF-tilgængelighedskontrollen til at bekræfte fem grundsignaler: tags, titel, angivet sprog, udtrækkelig tekst og bogmærker. Det er en første kontrol, ikke et reparationsværktøj eller et overensstemmelsescertifikat.
Tjekliste fra Word til tilgængelig PDF
- Strukturér kilden med Words indbyggede typografier.
- Beskriv informative billeder og markér ren dekoration.
- Brug enkle tabeller med tydelige overskriftsrækker.
- Angiv beskrivende links, titel og korrekt sprog.
- Gennemgå relevante fund i Tilgængelighedskontrol.
- Eksportér med struktur-tags i stedet for at udskrive til PDF.
- Kontrollér den eksporterede fil og afslut med manuel test.
1. Skab struktur med Word-typografier
Vælg Titel, Overskrift 1, Overskrift 2 og Overskrift 3 efter dokumentets hierarki. Gør ikke almindelig tekst til en “overskrift” ved kun at ændre størrelse eller fed skrift. Brug også Words rigtige punktopstillinger og nummererede lister i stedet for manuelt skrevne tegn. Den semantiske struktur kan overføres til PDF-tags og bogmærker.
2. Giv billeder et nyttigt alternativ
Tilføj kort alternativ tekst, når et foto, diagram eller en graf formidler information. Beskriv formålet i sammenhæng, og markér rent dekorative elementer som dekorative. En graf bør også have sin konklusion eller sine data i den omgivende tekst; “billede” eller filnavnet er ikke et brugbart alternativ.
3. Hold tabeller enkle
Brug tabeller til data, ikke til sidelayout. Angiv første række som overskriftsrække, undgå indlejrede tabeller og begræns flettede eller opdelte celler. Komplekse cellerelationer og læserækkefølge skal stadig vurderes manuelt efter eksport.
4. Angiv links, titel, sprog og navigation
- Links: skriv en tekst, der forklarer destinationen, i stedet for “klik her”.
- Titel: angiv en beskrivende dokumenttitel. Efter eksport kan du kontrollere grundlæggende metadata med PDF-metadataeditoren.
- Sprog: angiv primært sprog og markér sprogskift, hvor Word understøtter det.
- Navigation: brug en logisk overskriftsstruktur, der kan blive til bogmærker i lange PDF-filer.
5. Kør Words Tilgængelighedskontrol
I aktuelle desktopversioner af Word vælger du Gennemse → Kontrollér tilgængelighed. Vurder hvert fund i sin sammenhæng. Microsoft forklarer, hvorfor et fund kan være en barriere, og foreslår rettelser, men kontrollen kan ikke bedømme alle spørgsmål om rækkefølge og mening.
Se Microsofts vejledning om tilgængelige Word-dokumenter.
6. Eksportér en tagget PDF
Brug Words Gem som PDF- eller Eksportér-funktion, og behold indstillingen for dokumentstruktur-tags til tilgængelighed, når den findes. Menunavne varierer mellem platforme og versioner, så gennemgå PDF-indstillingerne.
Undgå Udskriv til PDF som tilgængelig master. Udskrivning kan flade tags, links, bogmærker og anden interaktiv struktur ud. Behold Word-filen som vedligeholdelig kilde.
Adobe anbefaler også at opbygge tilgængelighed i forfatterprogrammet i sin vejledning om tilgængelige PDF-filer og advarer om, at automatisk tagging kan fejlfortolke komplekse layouts.
7. Kontrollér den endelige PDF
- Åbn PDF-tilgængelighedskontrollen.
- Upload den endelige eksport, ikke Word-kilden eller et tidligere udkast.
- Gennemgå tags, titel, sprog, tekst og bogmærker.
- Ret helst kilden, eksportér på ny og kontrollér den nye fil.
- Brug PDF Validator separat ved strukturelle eller parserelaterede fejl.
Hvad PDFCheck kan og ikke kan kontrollere
| Signal | Automatisk resultat | Manuel vurdering |
|---|---|---|
| Tags | Om PDF-filen rapporterer tags | Om tags er korrekte og komplette |
| Titel | Om titelmetadata findes | Om titlen er meningsfuld |
| Sprog | Om primært sprog er angivet | Om sprogskift er markeret |
| Tekst | Om tilstrækkelig tekst kan udtrækkes | Om ord og rækkefølge er korrekte |
| Bogmærker | Om bogmærker findes | Om navigationen er logisk |
PDFCheck kan ikke bekræfte læserækkefølge, kvaliteten af alternativ tekst, tabelsemantik eller overensstemmelse. Tjenesten reparerer heller ikke Word-dokumentet eller PDF-filen.
Fra fund til rigtig rettelse
- Ingen tags: brug semantiske Word-typografier og tagget eksport.
- Manglende titel eller sprog: ret kilden eller metadata, eksportér igen og kontrollér slutkopien.
- Ingen brugbar tekst: eksportér fra en digital kilde eller brug OCR; følg guiden til scannede PDF-filer.
- Ingen bogmærker: opbyg et logisk overskriftshierarki, og kontrollér bogmærkernes navne og mål efter eksport.
Afslut med manuel gennemgang
Læs PDF-filen i rækkefølge, gennemgå tagtræet og overskrifterne, vurder alternativ tekst, tabeloverskrifter, links og tastaturnavigation. Hvis teksten mangler, kan PDF-tekstudtræk hjælpe med at diagnosticere filen, men OCR-resultater skal kontrolleres.
Brug de officielle W3C WCAG 2.2-teknikker, Section508.gov's PDF-ressourcer og ISO 14289-2:2024-oversigten. ISO-siden beskriver PDF/UA-2, men standarden fastlægger ikke selve konverterings- eller reparationsprocessen.
Læs også grundlaget for PDF-tilgængelighedskontrol og guiden til PDF-standarder.