Un PDF accessibile nasce in Word, non dopo l’esportazione. Usa stili reali per titoli ed elenchi, aggiungi alternative utili, mantieni semplici le tabelle, imposta titolo e lingua, quindi esegui Verifica accessibilità di Word. Esporta poi un PDF con tag e controlla esattamente il file da pubblicare.
Il Controllo accessibilità PDF conferma cinque segnali di base: presenza di tag, titolo, lingua dichiarata, testo estraibile e segnalibri. È un primo controllo, non ripara il documento e non certifica la conformità.
Checklist da Word a PDF accessibile
- Struttura la fonte con gli stili integrati di Word.
- Descrivi le immagini informative e marca gli elementi decorativi.
- Usa tabelle semplici con righe di intestazione.
- Imposta link descrittivi, titolo e lingua.
- Risolvi gli avvisi pertinenti di Verifica accessibilità.
- Esporta con tag di struttura, senza usare Stampa in PDF.
- Controlla il PDF finale e completa i test manuali.
1. Crea la struttura con gli stili di Word
Applica Titolo, Titolo 1, Titolo 2 e Titolo 3 secondo la gerarchia. Ingrandire o mettere in grassetto testo normale non crea un’intestazione semantica. Usa anche i comandi per gli elenchi di Word invece di digitare trattini o numeri. La struttura può essere trasferita nei tag e nei segnalibri del PDF.
2. Offri un’alternativa utile agli elementi visivi
Aggiungi testo alternativo breve a foto, diagrammi e grafici che comunicano informazioni. Descrivine lo scopo nel contesto e marca come decorativi gli elementi puramente ornamentali. Per un grafico, rendi disponibile anche la conclusione o i dati nel testo vicino.
3. Mantieni semplici le tabelle
Usa le tabelle per dati, non per impaginare. Identifica la prima riga come intestazione ed evita tabelle annidate e celle unite o divise senza necessità. Le relazioni complesse tra celle richiedono ancora una verifica manuale dopo l’esportazione.
4. Imposta link, titolo, lingua e navigazione
- Link: indica la destinazione invece di scrivere “clicca qui”.
- Titolo: imposta un titolo descrittivo. Dopo l’esportazione, controlla i dati di base con l’Editor metadati PDF.
- Lingua: imposta la lingua principale e marca i cambi quando Word lo consente.
- Navigazione: una gerarchia logica di titoli può generare segnalibri nei documenti lunghi.
5. Esegui Verifica accessibilità di Word
Nelle versioni desktop attuali apri Revisione → Verifica accessibilità. Valuta ogni avviso nel suo contesto. Microsoft spiega perché può rappresentare una barriera e propone una correzione, ma l’automazione non giudica tutte le decisioni sul significato o sull’ordine di lettura.
Consulta la guida Microsoft ai documenti Word accessibili.
6. Esporta un PDF con tag
Usa Salva come PDF o Esporta e mantieni attiva l’opzione dei tag della struttura del documento per l’accessibilità, se disponibile. Le etichette cambiano tra piattaforme e versioni: controlla le opzioni PDF.
Non usare Stampa in PDF per il file accessibile principale. La stampa può appiattire o rimuovere tag, link, segnalibri e struttura interattiva. Conserva il file Word come fonte modificabile.
Anche la guida Adobe sulla creazione di PDF accessibili consiglia di intervenire nell’applicazione di origine e ricorda che la marcatura automatica può interpretare male layout complessi.
7. Controlla il PDF definitivo
- Apri il Controllo accessibilità PDF.
- Carica l’esportazione finale, non la fonte Word o una bozza precedente.
- Controlla tag, titolo, lingua, testo e segnalibri.
- Correggi preferibilmente la fonte, esporta di nuovo e ricontrolla il nuovo file.
- Usa anche il Validatore PDF per problemi strutturali o di analisi.
Cosa può verificare PDFCheck e cosa no
| Segnale | Risultato automatico | Verifica manuale |
|---|---|---|
| Tag | Se il PDF dichiara tag | Se sono corretti e completi |
| Titolo | Se esistono metadati del titolo | Se il titolo è significativo |
| Lingua | Se è dichiarata una lingua principale | Se i cambi di lingua sono marcati |
| Testo | Se si estrae testo sufficiente | Se parole e ordine sono corretti |
| Segnalibri | Se sono presenti | Se la navigazione è logica |
PDFCheck non può confermare l’ordine di lettura, la qualità del testo alternativo, la semantica delle tabelle o la conformità. Non modifica Word e non ripara il PDF.
Dal problema alla correzione adatta
- Nessun tag: applica stili semantici e un’esportazione con tag.
- Titolo o lingua mancanti: correggi fonte o metadati e ricontrolla la copia finale.
- Nessun testo utilizzabile: esporta da una fonte digitale o usa OCR; segui la guida ai PDF scansionati.
- Nessun segnalibro: crea una gerarchia logica e controlla nomi e destinazioni.
Concludi con una verifica manuale
Leggi il PDF in sequenza, esamina l’albero dei tag e i titoli, il testo alternativo, le intestazioni delle tabelle, i link e la navigazione da tastiera. Se manca il testo, l’Estrattore di testo PDF aiuta nella diagnosi; qualsiasi risultato OCR va verificato.
Usa le tecniche WCAG 2.2 del W3C, le risorse PDF di Section508.gov e la sintesi ISO 14289-2:2024. PDF/UA-2 descrive la struttura accessibile di PDF 2.0, non il processo di conversione o riparazione.
Approfondisci con la guida al controllo dell’accessibilità PDF e la guida agli standard PDF.