无障碍PDF应从Word开始制作，而不是导出后再补救。使用真正的标题和列表样式，为有意义的图片添加替代文本，保持表格简单，设置文档标题和语言，然后运行Word的“辅助功能检查器”。之后导出带标签的PDF，并检查实际准备发布的那一个文件。
PDF无障碍检查器可确认五个基础信号：标签状态、标题、声明的语言、可提取文本和书签。它是初步检查，不会修复文档，也不是合规证书。
从Word到无障碍PDF的清单
- 用Word内置样式构建源文档结构。
- 描述传达信息的图片，并标记纯装饰元素。
- 使用带表头行的简单表格。
- 设置描述性链接、标题和语言。
- 处理辅助功能检查器中适用的问题。
- 导出并保留结构标签，不要使用“打印为PDF”扁平化。
- 检查最终PDF，并完成人工测试。
1. 用Word样式建立结构
按文档层级应用“标题”“标题1”“标题2”和“标题3”。只把普通文本放大或加粗并不会产生语义标题。列表也应使用Word的项目符号或编号功能，而不是手工输入符号。这样的结构可在导出时转化为PDF标签和书签。
2. 为视觉内容提供有用替代
照片、图示或图表传达信息时，应添加简洁且符合语境的替代文本。纯装饰内容应标记为装饰。图表的结论或数据也应在附近文字中提供；不要只写“图片”或文件名。
3. 保持表格简单
表格应用于数据，而不是页面布局。把第一行设为表头，避免嵌套表格以及不必要的合并或拆分单元格。复杂的单元格关系在导出后仍需人工检查。
4. 设置链接、标题、语言和导航
- 链接：说明目标内容，不要只写“点击这里”。
- 标题：设置描述性文档标题。导出后可用PDF元数据编辑器检查基础信息。
- 语言：设置主要语言；Word支持时，也应标记语言切换。
- 导航：逻辑清晰的标题层级有助于为长PDF生成书签。
5. 运行Word辅助功能检查器
在当前桌面版本中，打开审阅 → 检查辅助功能。结合语境判断每项结果。Microsoft会解释其可能造成障碍的原因并提出修复建议，但自动检查无法判断所有含义或阅读顺序问题。
请参考Microsoft官方的无障碍Word文档指南，了解标题、替代文本、链接、颜色和表格要求。
6. 导出带标签的PDF
使用Word的“另存为PDF”或“导出”，并在可用时保持“用于辅助功能的文档结构标签”选项开启。不同平台和版本的名称可能不同，因此应查看PDF选项。
不要用“打印为PDF”制作无障碍主文件。打印流程可能扁平化或删除标签、链接、书签和交互结构。请保留Word文件作为可维护的源文档。
Adobe的无障碍PDF创建指南同样建议在创作应用中处理无障碍内容，并指出自动加标签可能误判复杂版式。
7. 检查最终PDF
- 打开PDF无障碍检查器。
- 上传最终导出的PDF，而不是Word源文件或旧草稿。
- 检查标签、标题、语言、文本和书签。
- 尽可能修改源文档，重新导出并检查新文件。
- 如有结构或解析问题，另行使用PDF Validator。
PDFCheck能检查什么，不能检查什么
| 信号 | 自动结果 | 人工审核 |
|---|---|---|
| 标签 | PDF是否声明标签 | 标签是否正确、完整 |
| 标题 | 是否有标题元数据 | 标题是否有意义 |
| 语言 | 是否声明主要语言 | 语言切换是否标记 |
| 文本 | 能否提取足够文本 | 文字和顺序是否准确 |
| 书签 | 是否存在书签 | 导航是否完整、合理 |
PDFCheck无法确认阅读顺序、替代文本质量、表格语义或合规性。它也不会修改Word文档或修复PDF。
根据失败信号选择修复方法
- 无标签：使用语义Word样式并导出带标签PDF。
- 缺少标题或语言：修改源文件或元数据，并重新检查最终副本。
- 没有可用文本：从数字源重新导出或执行OCR；参考扫描PDF搜索指南。
- 无书签：建立逻辑标题层级，导出后检查名称和目标。
用人工审核完成流程
按顺序阅读PDF，检查标签树和标题层级、替代文本、表头、链接以及键盘导航。若缺少文本，可用PDF文本提取器辅助诊断，但OCR结果必须核对。
使用官方的W3C WCAG 2.2技术文档、Section508.gov PDF资源和ISO 14289-2:2024概览。PDF/UA-2规定PDF 2.0的无障碍结构，但不规定转换或修复流程。
继续阅读PDF无障碍检查基础指南和PDF标准指南。