Prieinamas PDF prasideda Word programoje, o ne po eksporto. Naudokite tikrus antraščių ir sąrašų stilius, pridėkite prasmingą alternatyvų tekstą, kurkite paprastas lenteles, nustatykite dokumento pavadinimą ir kalbą, tada paleiskite Word prieinamumo tikrintuvą. Eksportuokite PDF su žymomis ir tikrinkite būtent tą failą, kurį skelbsite.
PDF prieinamumo tikrintuvas patvirtina penkis bazinius signalus: žymų būseną, pavadinimą, deklaruotą kalbą, ištraukiamą tekstą ir žymeles. Tai pirmoji patikra, o ne taisymo įrankis ar atitikties sertifikatas.
Nuo Word iki prieinamo PDF
- Struktūruokite šaltinį įtaisytais Word stiliais.
- Aprašykite informatyvius vaizdus ir pažymėkite dekoracijas.
- Naudokite paprastas lenteles su antraščių eilute.
- Nustatykite aprašomąsias nuorodas, pavadinimą ir kalbą.
- Ištaisykite aktualias prieinamumo tikrintuvo pastabas.
- Eksportuokite su struktūros žymomis, o ne spausdinkite į PDF.
- Patikrinkite galutinį PDF ir atlikite rankinius testus.
1. Kurkite struktūrą Word stiliais
Pagal dokumento hierarchiją taikykite Pavadinimo, Antraštės 1, Antraštės 2 ir Antraštės 3 stilius. Vien padidintas ar paryškintas įprastas tekstas nėra semantinė antraštė. Naudokite Word sąrašų komandas, o ne ranka įrašytus brūkšnelius ar skaičius. Ši struktūra gali tapti PDF žymomis ir žymelėmis.
2. Pateikite naudingas vaizdų alternatyvas
Nuotraukoms, diagramoms ir grafikams, kurie perduoda informaciją, pridėkite glaustą alternatyvų tekstą. Apibūdinkite jų paskirtį kontekste, o vien dekoratyvius elementus pažymėkite kaip dekoratyvius. Grafiko išvadą ar duomenis pateikite ir netoliese esančiame tekste.
3. Lenteles išlaikykite paprastas
Naudokite lenteles duomenims, o ne puslapio maketui. Pažymėkite pirmą eilutę kaip antraščių eilutę, venkite įdėtų lentelių ir nereikalingai sujungtų ar padalytų langelių. Sudėtingus ryšius tarp langelių vis tiek reikia tikrinti rankiniu būdu po eksporto.
4. Nustatykite nuorodas, pavadinimą, kalbą ir navigaciją
- Nuorodos: aprašykite paskirties vietą, o ne rašykite „spauskite čia“.
- Pavadinimas: įrašykite aprašomąjį dokumento pavadinimą. Po eksporto bazinius duomenis galite tikrinti PDF metaduomenų redaktoriumi.
- Kalba: nustatykite pagrindinę kalbą ir, jei Word leidžia, pažymėkite jos pasikeitimus.
- Navigacija: logiška antraščių hierarchija gali sukurti žymeles ilguose PDF.
5. Paleiskite Word prieinamumo tikrintuvą
Dabartinėse darbalaukio versijose pasirinkite Peržiūra → Tikrinti prieinamumą. Vertinkite kiekvieną pastabą pagal kontekstą. Microsoft paaiškina galimą kliūtį ir siūlo sprendimą, tačiau automatinė patikra negali įvertinti visų prasmės ar skaitymo tvarkos sprendimų.
Naudokitės oficialiu Microsoft prieinamų Word dokumentų vadovu.
6. Eksportuokite PDF su žymomis
Naudokite Word „Įrašyti kaip PDF“ arba eksporto funkciją ir palikite įjungtą dokumento struktūros žymų prieinamumui parinktį, kai ji pateikiama. Pavadinimai skiriasi pagal platformą ir Word versiją, todėl patikrinkite PDF parinktis.
Prieinamam pagrindiniam failui nenaudokite „Spausdinti į PDF“. Spausdinimas gali suplokštinti ar pašalinti žymas, nuorodas, žymeles ir interaktyvią struktūrą. Word failą saugokite kaip prižiūrimą šaltinį.
Adobe prieinamų PDF kūrimo vadovas taip pat rekomenduoja dirbti šaltinio programoje ir nurodo, kad automatinis žymėjimas gali klaidingai suprasti sudėtingą maketą.
7. Patikrinkite galutinį PDF
- Atidarykite PDF prieinamumo tikrintuvą.
- Įkelkite galutinį eksportą, ne Word šaltinį ar ankstesnę versiją.
- Peržiūrėkite žymas, pavadinimą, kalbą, tekstą ir žymeles.
- Jei įmanoma, pataisykite šaltinį, eksportuokite dar kartą ir patikrinkite naują failą.
- Struktūros ar analizavimo problemoms atskirai naudokite PDF Validator.
Ką PDFCheck gali patikrinti, o ko negali
| Signalas | Automatinis rezultatas | Rankinė peržiūra |
|---|---|---|
| Žymos | Ar PDF deklaruoja žymas | Ar jos teisingos ir išsamios |
| Pavadinimas | Ar yra pavadinimo metaduomenys | Ar pavadinimas prasmingas |
| Kalba | Ar deklaruota pagrindinė kalba | Ar pažymėti kalbos pasikeitimai |
| Tekstas | Ar ištraukiama pakankamai teksto | Ar žodžiai ir tvarka teisingi |
| Žymelės | Ar yra žymelių | Ar navigacija logiška |
PDFCheck negali patvirtinti skaitymo tvarkos, alternatyvaus teksto kokybės, lentelių semantikos ar atitikties. Jis nekeičia Word dokumento ir netaiso PDF.
Parinkite tinkamą taisymą
- Nėra žymų: naudokite semantinius Word stilius ir eksportą su žymomis.
- Nėra pavadinimo ar kalbos: taisykite šaltinį ar metaduomenis ir dar kartą tikrinkite galutinę kopiją.
- Nėra naudingo teksto: eksportuokite iš skaitmeninio šaltinio arba naudokite OCR; skaitykite nuskaitytų PDF vadovą.
- Nėra žymelių: sukurkite logišką antraščių hierarchiją ir patikrinkite pavadinimus bei paskirties vietas.
Užbaikite rankine peržiūra
Perskaitykite PDF iš eilės, peržiūrėkite žymų medį, antraštes, alternatyvų tekstą, lentelių antraštes, nuorodas ir navigaciją klaviatūra. Jei teksto nėra, PDF teksto ištraukimas padeda diagnozuoti, tačiau OCR rezultatą būtina sutikrinti.
Remkitės oficialiomis W3C WCAG 2.2 technikomis, Section508.gov PDF ištekliais ir ISO 14289-2:2024 apžvalga. PDF/UA-2 apibrėžia prieinamą PDF 2.0 struktūrą, bet ne konvertavimo ar taisymo procesą.
Taip pat skaitykite PDF prieinamumo tikrinimo pagrindus ir PDF standartų vadovą.