Eine barrierefreie PDF beginnt in Word, nicht erst nach dem Export. Verwenden Sie echte Überschriften- und Listenformatvorlagen, fügen Sie sinnvolle Alternativtexte hinzu, halten Sie Tabellen einfach, legen Sie Titel und Sprache fest und führen Sie die Word-Barrierefreiheitsprüfung aus. Exportieren Sie anschließend eine getaggte PDF und prüfen Sie genau die Datei, die veröffentlicht wird.
Der PDF Accessibility Checker bestätigt fünf Grundsignale: Tag-Status, Titel, deklarierte Sprache, extrahierbaren Text und Lesezeichen. Er ist eine erste Prüfung, kein Reparaturwerkzeug und kein Konformitätszertifikat.
Checkliste von Word zur barrierefreien PDF
- Strukturieren Sie die Quelle mit integrierten Word-Formatvorlagen.
- Beschreiben Sie informative Bilder und markieren Sie Dekoration.
- Verwenden Sie einfache Tabellen mit Kopfzeilen.
- Legen Sie aussagekräftige Links, Titel und Sprache fest.
- Bearbeiten Sie relevante Ergebnisse der Barrierefreiheitsprüfung.
- Exportieren Sie mit Struktur-Tags statt über „Als PDF drucken“.
- Prüfen Sie die exportierte PDF und führen Sie manuelle Tests durch.
1. Struktur mit Word-Formatvorlagen aufbauen
Nutzen Sie Titel, Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 entsprechend der Hierarchie. Große oder fette Standardschrift ist keine semantische Überschrift. Verwenden Sie auch die Listenfunktionen von Word statt manuell eingegebener Bindestriche oder Zahlen. Die Struktur kann beim Export in PDF-Tags und Lesezeichen übernommen werden.
2. Visuelle Inhalte sinnvoll beschreiben
Geben Sie Bildern, Diagrammen und Grafiken einen knappen Alternativtext, wenn sie Informationen vermitteln. Beschreiben Sie ihre Funktion im Kontext und markieren Sie rein dekorative Elemente als dekorativ. Eine Grafik braucht zusätzlich eine verständliche Aussage oder zugängliche Daten im Text.
3. Tabellen einfach halten
Verwenden Sie Tabellen für Daten, nicht für das Seitenlayout. Kennzeichnen Sie die erste Zeile als Kopfzeile und vermeiden Sie verschachtelte Tabellen sowie unnötig verbundene oder geteilte Zellen. Komplexe Zellbeziehungen müssen nach dem Export manuell geprüft werden.
4. Links, Titel, Sprache und Navigation festlegen
- Links: Benennen Sie das Ziel statt „hier klicken“ zu schreiben.
- Titel: Hinterlegen Sie einen beschreibenden Dokumenttitel. Nach dem Export können Sie grundlegende Angaben mit dem PDF-Metadateneditor prüfen.
- Sprache: Legen Sie die Hauptsprache und, soweit unterstützt, Sprachwechsel fest.
- Navigation: Eine logische Überschriftenstruktur kann in langen PDFs zu Lesezeichen werden.
5. Word-Barrierefreiheitsprüfung ausführen
Wählen Sie in aktuellen Desktopversionen Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen. Bewerten Sie jeden Hinweis im Kontext. Microsoft erklärt die mögliche Barriere und schlägt Korrekturen vor; das Werkzeug kann jedoch nicht jede Frage zu Bedeutung oder Lesereihenfolge beurteilen.
Die offizielle Microsoft-Anleitung für barrierefreie Word-Dokumente behandelt Überschriften, Alternativtexte, Links, Farben und Tabellen.
6. Eine getaggte PDF exportieren
Nutzen Sie „Speichern unter“ oder den PDF-Export und lassen Sie die Option für Dokumentstruktur-Tags zur Barrierefreiheit aktiviert, sofern sie angeboten wird. Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Plattform und Word-Version.
Vermeiden Sie „Als PDF drucken“ für die barrierefreie Masterdatei. Der Druckweg kann Tags, Links, Lesezeichen und interaktive Struktur reduzieren oder entfernen. Bewahren Sie die Word-Datei als pflegbare Quelle auf.
Auch Adobe empfiehlt in der Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDFs, die Zugänglichkeit in der Autorenanwendung aufzubauen. Automatisches Tagging kann komplexe Layouts falsch interpretieren.
7. Die endgültige PDF prüfen
- Öffnen Sie den PDF Accessibility Checker.
- Laden Sie die endgültige PDF hoch, nicht die Word-Quelle oder einen alten Entwurf.
- Prüfen Sie Tags, Titel, Sprache, Text und Lesezeichen.
- Korrigieren Sie möglichst die Quelle, exportieren Sie erneut und prüfen Sie die neue Datei.
- Verwenden Sie bei Struktur- oder Parserproblemen zusätzlich den PDF Validator.
Was PDFCheck prüfen kann – und was nicht
| Signal | Automatisches Ergebnis | Manuelle Prüfung |
|---|---|---|
| Tags | Ob die PDF Tags meldet | Ob Tags korrekt und vollständig sind |
| Titel | Ob Titelmetadaten vorhanden sind | Ob der Titel aussagekräftig ist |
| Sprache | Ob eine Hauptsprache deklariert ist | Ob Sprachwechsel markiert sind |
| Text | Ob genügend Text extrahierbar ist | Ob Wörter und Reihenfolge stimmen |
| Lesezeichen | Ob Lesezeichen vorhanden sind | Ob die Navigation logisch ist |
PDFCheck kann Lesereihenfolge, Qualität von Alternativtexten, Tabellensemantik oder Konformität nicht bestätigen. PDFCheck verändert weder das Word-Dokument noch repariert es die PDF.
Vom Befund zur richtigen Korrektur
- Keine Tags: Verwenden Sie semantische Word-Formatvorlagen und einen getaggten Export.
- Titel oder Sprache fehlen: Korrigieren Sie Quelle oder Metadaten und prüfen Sie die endgültige Kopie erneut.
- Kein nutzbarer Text: Exportieren Sie aus einer digitalen Quelle oder nutzen Sie OCR; beachten Sie die Anleitung zu gescannten PDFs.
- Keine Lesezeichen: Bauen Sie eine klare Überschriftenhierarchie auf und prüfen Sie Ziele und Bezeichnungen.
Mit manueller Prüfung abschließen
Lesen Sie die PDF in Reihenfolge, prüfen Sie Tagbaum und Überschriften, Alternativtexte, Tabellenköpfe, Links und Tastaturnavigation. Bei fehlendem Text hilft der PDF-Textextraktor bei der Diagnose; OCR-Ausgaben müssen kontrolliert werden.
Nutzen Sie die offiziellen W3C-WCAG-2.2-Techniken, die PDF-Ressourcen von Section508.gov und den Überblick zu ISO 14289-2:2024. PDF/UA-2 beschreibt zugängliche PDF-2.0-Struktur, nicht den Konvertierungs- oder Reparaturprozess.
Lesen Sie außerdem die Grundlagen der PDF-Barrierefreiheitsprüfung und den Leitfaden zu PDF-Standards.