Confronta due versioni PDF di un contratto con due verifiche separate. Prima controlla clausole, numeri, allegati e blocchi firma con una redline testuale o visiva. Poi confronta le proprietà dei PDF per rilevare differenze in numero di pagine, versione PDF, software di creazione, date, cifratura, font, immagini e JavaScript incorporato.
Per il secondo passaggio usa il PDF Comparer di PDFCheck. Confronta metadati e proprietà strutturali selezionate, ma non il testo del contratto, le immagini o la grafica e non offre conclusioni legali. “Nessuna differenza nelle proprietà” non prova che le condizioni visibili siano identiche.
Sei passaggi
- Blocca ed etichetta il file base e quello revisionato.
- Confronta i documenti sorgente modificabili, se disponibili.
- Confronta testo e resa visiva dei PDF.
- Confronta metadati e proprietà strutturali.
- Convalida separatamente le firme digitali.
- Registra ogni modifica risolta prima dell’approvazione.
Perché un solo confronto non basta
| Livello | Può mostrare | Non stabilisce da solo |
|---|---|---|
| Redline del sorgente | Testo inserito, eliminato, spostato o riformattato | Se il PDF consegnato coincide con l’esportazione verificata |
| Confronto contenuto PDF | Testo, immagini, grafica, annotazioni e layout | Quali proprietà nascoste sono cambiate |
| Proprietà PDF | Pagine, metadati, software, date e sicurezza | Se le clausole sono identiche |
| Convalida firma | Stato, certificato e integrità dopo la firma | Se una modifica era autorizzata |
La guida Microsoft al legal blackline crea un terzo documento Word con le differenze senza modificare i sorgenti. La pagina Adobe sul confronto PDF descrive testo, immagini, grafica, formattazione, annotazioni e sfondi. PDFCheck aggiunge il livello delle proprietà, senza sostituire il confronto dei contenuti.
1. Fissa la versione di riferimento corretta
- Nomi chiari: usa
contratto-v07-bozza-approvata.pdfecontratto-v08-controparte.pdf, non duefinale.pdf. - Conserva i ricevuti: confronta copie e mantieni e-mail, download dal portale o registro documentale.
- Definisci la direzione: identifica base e revisione prima di interpretare aggiunte e rimozioni.
- Raccogli i sorgenti: se esistono entrambi i Word, confrontali prima.
2. Confronta il contenuto contrattuale
Usa i sorgenti per un confronto a parola o carattere, oppure un prodotto PDF che dichiari esplicitamente di confrontare testo e contenuto visivo. Apri ogni differenza nel contesto; un conteggio totale non equivale a un’approvazione.
| Area | Verifica | Dove può nascondersi |
|---|---|---|
| Parti e date | Ragioni sociali, decorrenza, preavvisi | Definizioni e pagina firme |
| Importi e quantità | Prezzo, valuta, imposte, scadenze | Tabelle, note e allegati |
| Ambito | Deliverable, accettazione, livelli di servizio | Allegati e descrizioni del lavoro |
| Rischio e uscita | Responsabilità, garanzia, recesso, rinnovo | Rinvii e clausole finali |
| Firme e allegati | Firmatario, qualifica, ordine pagine | Ultime pagine e appendici |
I contratti scansionati richiedono OCR
Una pagina-immagine può non fornire testo confrontabile. Segui il flusso OCR per PDF scansionati e conferma visivamente il risultato. Errori in nomi, decimali o numeri di clausola possono sembrare vere revisioni.
3. Confronta le proprietà PDF
- 1. Apri il PDF Comparer di PDFCheck.
- 2. Carica la base come PDF A e la revisione come PDF B.
- 3. Controlla pagine, dimensione, versione PDF, titolo, autore, oggetto, creatore, produttore, date, cifratura, tag, numero di font/immagini e JavaScript.
- 4. Spiega ogni scostamento con il contesto; lo strumento trova differenze, non intenzioni.
- 5. Riporta i risultati inspiegati alla verifica delle fonti e dei contenuti.
Le proprietà sono indizi, non prove. Le date possono mancare o essere sovrascritte e il conteggio dei font non identifica una clausola. Completa con il controllo delle tracce di modifica.
4. Convalida le firme separatamente
Non salvare di nuovo una versione firmata prima della convalida. Usa il verificatore di firme PDF e il processo fiduciario dell’organizzazione. La guida Adobe separa stato, certificato e marca temporale. Un’immagine di firma non è una firma digitale crittografica.
5. Registra l’approvazione
- Annota nomi file e versioni esatti.
- Segna ogni modifica sostanziale come accettata, rifiutata o da chiarire.
- Documenta metodo, controllo proprietà e risultato delle firme.
- Risolvi pagine o allegati mancanti, dubbi OCR e proprietà inspiegate.
- Approva e archivia soltanto il PDF finale esatto.
Cosa non dimostra PDFCheck
PDFCheck confronta metadati e proprietà strutturali selezionate. Non crea redline del testo, non confronta le pagine renderizzate, non decide se una modifica è autorizzata, non determina effetti legali e non certifica un audit trail. “Nessuna differenza” riguarda solo i campi confrontati.
Checklist prima dell’approvazione
- Base e revisione sono nominate e conservate correttamente.
- Testo, cifre, tabelle, annotazioni e layout sono stati verificati nel contesto.
- Sono presenti tutte le pagine, gli allegati e i blocchi firma.
- Le differenze nelle proprietà PDF sono spiegate.
- L’OCR è stato confermato visivamente.
- Le firme digitali sono state convalidate separatamente.
- L’approvazione identifica il file finale esatto.
Inizia con la redline del contenuto, poi carica gli stessi file nel PDF Comparer di PDFCheck. Se un file è danneggiato o incompleto, usa il PDF Validator prima dell’approvazione.