PDF契約書の2つの版は、目的の異なる2回の比較で確認します。まず、条項、金額、別紙、署名欄をテキストまたは見た目の差分で比較します。次に、ページ数、PDF版、作成ソフト、日付、暗号化、フォント、画像、埋め込みJavaScriptなどPDFのプロパティを比較します。
2回目にはPDFCheck PDF Comparerが使えます。選択されたメタデータと構造上のプロパティを比較しますが、契約文、画像、グラフィックそのものは比較せず、法的判断も行いません。「プロパティに差がない」という結果は、表示された契約条件が同一であることの証明ではありません。
6段階の確認手順
- 基準版と改訂版を固定し、明確な名前を付ける。
- 編集可能な原稿があれば先に比較する。
- PDFのテキストと表示内容を比較する。
- PDFのメタデータと構造プロパティを比較する。
- 電子署名を別工程で検証する。
- 承認前に各変更の処理結果を記録する。
1種類の比較だけでは不十分な理由
| 確認層 | 分かること | 単独では分からないこと |
|---|---|---|
| 原稿の差分 | 追加、削除、移動、書式変更された文言 | 納品PDFが確認済み出力と同じか |
| PDF内容比較 | テキスト、画像、図形、注釈、レイアウト | どの非表示プロパティが変わったか |
| PDFプロパティ比較 | ページ、メタデータ、ソフト、日付、セキュリティ | 条項の内容が同一か |
| 署名検証 | 署名状態、証明書、署名後の完全性 | 変更が承認されたものか |
Microsoftのリーガルブラックライン手順では、元ファイルを変更せず差分を示す3つ目のWord文書を作成します。AdobeのPDF比較案内は、テキスト、画像、グラフィック、書式、注釈、背景の比較を説明しています。PDFCheckはプロパティ確認を追加するもので、内容比較の代替ではありません。
1. 正しい基準版を固定する
- 明確なファイル名：
contract-v07-approved-draft.pdfとcontract-v08-counterparty.pdfのように区別し、両方をfinal.pdfにしません。 - 受領ファイルを保持：コピーを比較し、メール、ポータル、文書管理の記録を残します。
- 比較方向を固定：追加・削除を解釈する前に基準版と改訂版を決めます。
- 原稿を集める：2つのWord版がある場合は先に比較します。
2. 契約内容を差分確認する
原稿では単語または文字単位の比較を使います。PDFだけの場合は、テキストと視覚要素を比較すると明示した製品を使います。変更件数だけで判断せず、各差分を前後の文脈で開いて確認してください。
| 対象 | 確認項目 | 見落としやすい場所 |
|---|---|---|
| 当事者と日付 | 正式名称、発効日、通知期間 | 定義、署名ページ |
| 金額と数量 | 価格、通貨、税、支払日数 | 表、脚注、別紙 |
| 範囲 | 成果物、検収、サービス水準 | スケジュール、作業範囲 |
| リスクと終了 | 責任、保証、解除、更新 | 相互参照、末尾条項 |
| 署名と添付 | 署名者、権限、ページ順 | 最終ページ、添付資料 |
スキャン契約書にはOCRが必要
画像だけのPDFでは比較可能なテキストが得られないことがあります。スキャンPDFのOCR手順を行い、ページ画像と目視で照合してください。氏名、小数点、条項番号のOCR誤りは、実際の改訂に見える場合があります。
3. PDFプロパティを比較する
- 1. PDFCheck PDF Comparerを開きます。
- 2. 基準版をPDF A、改訂版をPDF Bとしてアップロードします。
- 3. ページ数、サイズ、PDF版、タイトル、作成者、件名、Creator、Producer、作成/更新日、暗号化、タグ、フォント/画像数、JavaScriptを確認します。
- 4. 各差を業務手順で説明します。ツールが示すのは差であり、変更意図ではありません。
- 5. 説明できない差は原稿と内容比較へ戻します。
プロパティは手掛かりであって証拠ではありません。日付は欠落または上書きされることがあり、フォント数から変更条項は分かりません。PDF編集痕跡の確認手順も組み合わせてください。
4. 署名を別に検証する
署名済み版は検証前に再保存しないでください。PDF署名チェッカーと組織の信頼済み手順を使います。Adobeの署名検証ガイドは、署名状態、証明書、タイムスタンプを別々に確認します。見た目の署名画像は暗号学的な電子署名ではありません。
5. 承認結果を記録する
- 確認した正確なファイル名と版を記録します。
- 重要変更を承認、却下、要確認に分類します。
- 内容比較方法、プロパティ確認、署名結果を残します。
- 欠落ページ、添付、OCRの不確実性、説明不能なプロパティ差を解決します。
- 最終PDFそのものだけを承認し、管理された場所へ保存します。
PDFCheckが証明しないこと
PDFCheckは選択されたメタデータと構造プロパティを比較します。契約文の差分表示、レンダリング済みページの比較、変更権限や法的効果の判断、監査証跡の認証は行いません。「差なし」は比較対象プロパティに差が見つからなかったという意味だけです。
承認前チェックリスト
- 基準版と改訂版が正しく命名、保存されている。
- 文言、数値、表、注釈、レイアウトを文脈内で確認した。
- 全ページ、別紙、署名欄が揃っている。
- PDFプロパティ差を説明できる。
- OCR結果を目視確認した。
- 電子署名を別工程で検証した。
- 承認記録が正確な最終ファイルを指している。
内容差分から始め、同じ2ファイルをPDFCheck PDF Comparerで確認してください。破損または不完全なファイルは、承認前にPDF Validatorで検査します。