Dvi PDF sutarties versijas tikrinkite dviem atskirais etapais. Pirmiausia tekstiniu arba vaizdiniu palyginimu peržiūrėkite sąlygas, skaičius, priedus ir parašų blokus. Tada palyginkite PDF savybes: puslapių skaičių, PDF versiją, kūrimo programą, datas, šifravimą, šriftus, vaizdus ir įterptą JavaScript.
Antrajam etapui tinka PDFCheck PDF palyginimo įrankis. Jis lygina pasirinktus metaduomenis ir struktūrines savybes, bet nelygina sutarties teksto, vaizdų ar grafikos ir nepateikia teisinės išvados. Rezultatas „savybės nesiskiria“ neįrodo, kad matomos sąlygos identiškos.
Šeši žingsniai
- Užfiksuokite ir aiškiai pavadinkite bazinį bei pakeistą failą.
- Jei turite, palyginkite redaguojamus šaltinius.
- Palyginkite PDF tekstą ir vaizdinį turinį.
- Palyginkite metaduomenis ir struktūrines savybes.
- Atskirai patikrinkite skaitmeninius parašus.
- Prieš patvirtinimą užrašykite kiekvieno pakeitimo sprendimą.
Kodėl vieno palyginimo nepakanka
| Lygmuo | Ką parodo | Ko vienas nepatvirtina |
|---|---|---|
| Šaltinio redline | Įterptą, ištrintą, perkeltą ar performatuotą tekstą | Ar pristatytas PDF atitinka peržiūrėtą eksportą |
| PDF turinio palyginimas | Tekstą, vaizdus, grafiką, pastabas ir maketą | Kokios paslėptos savybės pasikeitė |
| PDF savybės | Puslapius, metaduomenis, programas, datas ir saugą | Ar sąlygų turinys identiškas |
| Parašo tikrinimas | Būseną, sertifikatą ir vientisumą po pasirašymo | Ar pakeitimas buvo patvirtintas |
Dabartinėje Microsoft legal blackline instrukcijoje Word sukuria trečią dokumentą su pakeitimais nekeisdamas šaltinių. Adobe PDF palyginimo aprašas apima tekstą, vaizdus, grafiką, formatavimą, anotacijas ir fonus. PDFCheck prideda savybių lygmenį, bet nepakeičia turinio palyginimo.
1. Užfiksuokite tinkamą bazę
- Aiškūs vardai: naudokite
sutartis-v07-patvirtintas-projektas.pdfirsutartis-v08-kita-salis.pdf, ne dufinal.pdf. - Saugokite gautus failus: lyginkite kopijas ir išlaikykite el. laiško, portalo ar dokumentų sistemos įrašą.
- Nustatykite kryptį: iš anksto pažymėkite bazinę ir pakeistą versiją.
- Surinkite šaltinius: jei turite abu Word failus, pirmiausia lyginkite juos.
2. Palyginkite sutarties turinį
Šaltinius lyginkite žodžio ar simbolio lygiu arba rinkitės PDF produktą, aiškiai lyginantį tekstą ir vaizdinį turinį. Kiekvieną skirtumą atverkite kontekste; bendras pakeitimų skaičius nėra patvirtinimas.
| Sritis | Tikrinkite | Dažna vieta |
|---|---|---|
| Šalys ir datos | Pavadinimai, įsigaliojimas, terminai | Apibrėžimai ir parašų puslapis |
| Pinigai ir kiekiai | Kaina, valiuta, mokesčiai, apmokėjimo dienos | Lentelės, išnašos ir priedai |
| Apimtis | Darbai, priėmimas, paslaugų lygiai | Priedai ir darbų aprašai |
| Rizika ir nutraukimas | Atsakomybė, garantijos, nutraukimas, pratęsimas | Nuorodos ir baigiamosios sąlygos |
| Parašai ir priedai | Pasirašantysis, pareigos, puslapių tvarka | Paskutiniai puslapiai ir priedai |
Nuskenuotoms sutartims reikia OCR
Vaizdo puslapyje palyginamas tekstas gali būti nerastas. Atlikite nuskenuoto PDF OCR veiksmus ir rezultatą patvirtinkite vizualiai. Vardų, dešimtainių skirtukų ar punktų numerių klaidos gali atrodyti kaip tikri pakeitimai.
3. Palyginkite PDF savybes
- 1. Atverkite PDFCheck PDF palyginimą.
- 2. Bazę įkelkite kaip PDF A, o pakeistą failą kaip PDF B.
- 3. Peržiūrėkite puslapius, dydį, PDF versiją, pavadinimą, autorių, temą, kūrėją, gamintoją, datas, šifravimą, žymas, šriftų/vaizdų skaičių ir JavaScript.
- 4. Kiekvieną skirtumą paaiškinkite darbo eigos kontekstu; įrankis nustato skirtumą, ne ketinimą.
- 5. Nepaaiškintus radinius grąžinkite į šaltinio ir turinio tikrinimą.
Savybės yra užuominos, o ne įrodymai. Datos gali dingti ar būti perrašytos, šriftų skaičius nepasako, kuris punktas pakeistas. Papildykite PDF redagavimo pėdsakų tikrinimu.
4. Parašus tikrinkite atskirai
Prieš validavimą neperrašykite pasirašytos versijos. Naudokite PDF parašo tikrintuvą ir organizacijos patikimą procesą. Adobe instrukcija atskiria būseną, sertifikatą ir laiko žymą. Parašo paveikslėlis nėra kriptografinis skaitmeninis parašas.
5. Užregistruokite patvirtinimą
- Užrašykite tikslius failų vardus ir versijas.
- Kiekvieną esminį pakeitimą pažymėkite priimtu, atmestu arba neaiškiu.
- Išsaugokite metodą, savybių patikrą ir parašų rezultatą.
- Išspręskite trūkstamus puslapius, priedus, OCR abejones ir nepaaiškintas savybes.
- Patvirtinkite ir archyvuokite tik tikslų galutinį PDF.
Ko PDFCheck neįrodo
PDFCheck lygina pasirinktus metaduomenis ir struktūrines savybes. Jis nežymi sutarties teksto pakeitimų, nelygina atvaizduotų puslapių, nenustato pakeitimo teisėtumo ar teisinio poveikio ir nesertifikuoja audito pėdsako. „Skirtumų nėra“ taikoma tik palygintiems laukams.
Kontrolinis sąrašas prieš tvirtinimą
- Bazinė ir pakeista versijos tinkamai pavadintos ir išsaugotos.
- Tekstas, skaičiai, lentelės, pastabos ir maketas peržiūrėti kontekste.
- Yra visi puslapiai, priedai ir parašų blokai.
- PDF savybių skirtumai paaiškinti.
- OCR rezultatas patvirtintas vizualiai.
- Skaitmeniniai parašai patikrinti atskirai.
- Patvirtinimo įrašas nurodo tikslų galutinį failą.
Pradėkite nuo turinio palyginimo, tada tuos pačius failus įkelkite į PDFCheck PDF palyginimą. Jei failas sugadintas ar nepilnas, prieš tvirtindami naudokite PDF validatorių.