PDF saugumo geriausia praktika verslo dokumentams

Apsaugokite savo verslo dokumentus taikydami šias esmines PDF saugumo praktikas — nuo skaitmeninių parašų iki šifravimo ir prieigos kontrolės.

Kodėl PDF saugumas yra svarbus

PDF yra de facto standartas dalijantis verslo dokumentais — sutartimis, sąskaitomis faktūromis, finansinėmis ataskaitomis ir teisiniais dokumentais. Šis paplitimas juos daro pagrindine manipuliavimo, duomenų nutekėjimo ir socialinės inžinerijos atakų taikiniais. Visapusė PDF saugumo strategija nebėra pasirinkimas; tai verslo būtinybė.

Remiantis pramonės ataskaitomis, sukčiavimas dokumentais kasmet sukelia nuostolių už milijardus dolerių. Daugelio šių incidentų būtų galima išvengti taikant tinkamas PDF saugumo praktikas.

1. Pašalinkite metaduomenis prieš dalinantis

PDF metaduomenys gali atskleisti daug daugiau, nei ketinate. Prieš dalinantis dokumentu su išore, visada peržiūrėkite ir pašalinkite nereikalingus metaduomenis:

• Autoriaus vardas — Gali atskleisti asmenį, redagavusį dokumentą
• Programinės įrangos identifikatoriai — Atskleidžia jūsų organizacijos įrankių rinkinį ir programinės įrangos versijas
• Sukūrimo/modifikavimo datos — Gali prieštarauti deklaruotoms dokumento datoms
• Įterpti failų keliai — Gali atskleisti vidinius katalogų struktūras ir vartotojų vardus

Naudokite mūsų PDF metaduomenų tikrintuvą, kad patikrintumėte, kokią informaciją jūsų PDF failai turi prieš dalinantis jais.

2. Naudokite skaitmeninius parašus

Skaitmeniniai parašai yra aukščiausias PDF autentiškumo standartas. Jie užtikrina:

Dokumentams, kuriems reikalingas teisinis galiojimas, naudokite pripažintos sertifikavimo institucijos (CA) sertifikatus. Savaiminio pasirašymo sertifikatai užtikrina vientisumo apsaugą, bet ne trečiosios šalies pasitikėjimą.

3. Taikykite tinkamus leidimus

PDF leidimai leidžia apriboti, ką gavėjai gali daryti su jūsų dokumentu. Apsvarstykite apribojimų taikymą:

• Spausdinimas — Išjunkite arba apribokite žemos kokybės spausdinimą juodraštiniams dokumentams
• Teksto kopijavimas — Užkirskite kelią turinio išgavimui iš konfidencialių medžiagų
• Redagavimas — Užrakinkite dokumentą, kad būtų išvengta neleistinų pakeitimų
• Anotacijos — Kontroliuokite, kas gali pridėti komentarus ir žymėjimus

4. Šifruokite jautrius dokumentus

PDF palaiko du šifravimo lygius:

Visada naudokite savininko slaptažodžius leidimų vykdymui ir vartotojo slaptažodžius prieigos kontrolei. Niekada nesiunčkite slaptažodžių kartu su dokumentu — naudokite atskirą saugų kanalą.

5. Patvirtinkite prieš pasitikėdami

Gavę PDF, aklai juo nepasitikėkite. Taikykite „pirma patikrink" principą:

1. Patikrinkite metaduomenis — Ar autoriaus ir sukūrimo datos informacija atitinka tai, kas tikėtina?
2. Patikrinkite skaitmeninius parašus — Ar jie galioja? Ar jie apima visą dokumentą?
3. Patvirtinkite struktūrą — Ar PDF yra tinkamai suformuotas, ar rodo klastojimo požymius?
4. Patikrinkite dėl DI generavimo — Ar dokumentas buvo sukurtas DI įrankiu, kai to neturėjo būti?
5. Patikrinkite failo dydį — Neįprastai dideli ar maži failai gali rodyti įterptą kenkėjišką programinę įrangą arba pašalintą turinį.

6. Įdiekite dokumentų darbo eigą

Organizacijoms, tvarkančioms daug PDF failų, rekomenduojama sukurti formalią darbo eigą: