El mensaje «PDF no válido» no identifica un único defecto. El archivo puede estar incompleto, haberse renombrado como .pdf sin convertirse, estar cifrado, superar el límite del portal, tener una estructura dañada o ser un PDF general que no cumple un perfil exigido, como PDF/A. Lee primero las reglas del destino, conserva el original y trabaja con una copia.
Empieza con el Validador de PDF. Si el archivo se procesa, el informe permite revisar formato, metadatos, seguridad, fuentes, imágenes e indicadores de estándares. Si no se procesa, descarga o exporta una copia nueva desde el origen.
Lista rápida
- Conserva el original y diagnostica una copia.
- Comprueba los límites de tipo, tamaño, páginas, cifrado y PDF/A.
- Descarga de nuevo el archivo y ábrelo localmente.
- Valida exactamente la copia que vas a enviar.
- Aplica una sola corrección específica y revisa el resultado completo.
Relaciona el mensaje con la causa probable
| Síntoma | Categoría probable | Primera acción |
|---|---|---|
| «No es un PDF válido» | Tipo incorrecto, cabecera ausente o exportación defectuosa | Exportar otra vez desde la aplicación de origen |
| «Dañado» o no se abre | Descarga incompleta u objetos internos rotos | Descargar de nuevo; después recrear desde el origen |
| «Protegido con contraseña» | El receptor no procesa contenido cifrado | Crear una copia autorizada sin cifrado |
| «Archivo demasiado grande» | Límite del portal, no corrupción | Comprimir una copia y revisar su calidad |
| «Se requiere PDF/A» | Requisito de conformidad | Exportar y validar contra el perfil exacto |
1. Conserva el original y las firmas
Guarda el archivo rechazado sin cambios, anota su procedencia y el mensaje exacto, y trabaja sobre un duplicado. No reescribas un original firmado digitalmente: podrías invalidar la firma. Revisa el archivo intacto con el Comprobador de firmas PDF y solicita un reemplazo conforme y firmado si la firma debe seguir siendo válida.
2. Confirma las reglas del portal
- Tamaño y páginas: usa los límites publicados por el destino.
- Cifrado: muchos procesadores automáticos no aceptan archivos protegidos.
- Perfil: un archivo puede exigir una parte o nivel concreto de PDF/A.
- Contenido interactivo: formularios, adjuntos, scripts, comentarios o capas pueden estar restringidos.
- Nombre: si hay reglas, usa un nombre breve con una sola extensión
.pdf.
3. Comprueba que sea un PDF real y completo
Renombrar un DOCX o JPG no lo convierte. Exporta un PDF real desde la aplicación que creó el contenido. Las instrucciones actuales de Microsoft para exportar Word a PDF usan Archivo → Exportar.
Descarga otra vez antes de concluir que hay corrupción. La guía de Adobe para PDF que no se abren recomienda guardar el archivo web y abrir la copia local; un PDF realmente corrupto debería recrearse desde su fuente.
4. Ejecuta una validación diagnóstica
- Abre el Validador de PDF.
- Sube la misma copia que rechazó el portal.
- Revisa formato, cifrado, indicadores sospechosos, metadatos, fuentes, imágenes y versión.
- Si no se procesa, vuelve al origen en vez de reenviar esa copia.
- Tras cualquier cambio, valida e inspecciona visualmente el nuevo archivo.
Límite claro: PDFCheck es un primer diagnóstico, no una utilidad de reparación ni un certificado formal PDF/A. El informe muestra señales útiles, pero no demuestra conformidad total ni garantiza que una reparación conserve todas las funciones.
5. Aplica la corrección mínima
Tipo incorrecto o exportación rota
Vuelve a la aplicación de origen y exporta de nuevo. Si no tienes la fuente, pide una nueva exportación al remitente.
Cifrado
Quita la protección solo con autorización y la contraseña correcta. Usa la herramienta de contraseña PDF para una copia de trabajo autorizada o solicita una copia sin cifrar.
Tamaño
Crea una copia menor con el Optimizador de PDF y comprueba páginas, texto, imágenes, enlaces y formularios. Sigue la guía de compresión sin pérdida visible cuando la fidelidad sea importante.
Estructura dañada
Una nueva exportación suele ser lo más seguro. Para equipos técnicos, la documentación oficial de qpdf --check aclara que la corrección sintáctica no garantiza la conformidad completa y que las advertencias de recuperación deben revisarse.
PDF/A o PDF/X
Usa el perfil exacto solicitado. Los perfiles de Preflight de Adobe cubren análisis y conformidad. Para resultados formales de PDF/A o PDF/UA, veraPDF documenta sus perfiles de validación. Consulta también la guía de estándares PDF.
6. Revisa la copia final
- Abre todas las páginas en un lector actualizado.
- Comprueba primera y última página, rotación, recorte y calidad de imagen.
- Busca y copia una frase conocida si necesitas una capa de texto.
- Prueba enlaces, marcadores, formularios, comentarios y adjuntos.
- Vuelve a comprobar las firmas y valida el archivo exacto que enviarás.
Preguntas frecuentes
¿Puedo arreglarlo cambiando el nombre?
No. El nombre no cambia el formato interno.
¿Por qué se abre localmente y el portal lo rechaza?
El lector puede tolerar un problema recuperable, mientras el portal impone reglas de tamaño, cifrado, perfil, nombre o análisis.
¿Un informe válido garantiza PDF/A?
No. La capacidad de procesar un PDF y la conformidad con un perfil concreto son comprobaciones distintas. Usa veraPDF si se exige una validación formal.
Si el problema es el cifrado, sigue la lista de contraseña y envío seguro. Si se exige un perfil de archivo o impresión, continúa con la guía de estándares PDF.